ANALISA MAKLUMAT SERTA MENULIS MEMO DAN SURAT (ES)

ANALISA MAKLUMAT SERTA MENULIS MEMO DAN SURAT

1.  Pengenalan

·         Boleh dibuat melalui mana-mana proses pembuktian dan pembaikan yang boleh terdiri daripada hanya membuat kesimpulan berdasarkan maklum balas dalam bentuk lembaran yang menyinpan maklumat tersebut.

·         Ahli perniagaan sering bertanya individu di luar organisasi untuk memberikan maklumat atau mengambil beberapa tindakan seperti menghadiri mesyuarat, mengembalikan kad maklumat, mengesahkan dokumen

2.  CIRI-CIRI ANALISIS MAKLUMAT

·         Terdapat tiga (3) ciri-ciri analisis maklumat:

o   Mengumpul dan menyusun maklumat

o   Menyelidik dan menganalisa maklumat

o   Membentangkan maklumat

·         Mengumpul dan menyusun maklumat

o   Maklumat dikumpul dan disusun dalam format yang sesuai

o   Maklumat yang disimpan oleh sesebuah organisasi boleh diakses dan ditaksir

o   Kaedah mengumpul maklumat adalah boleh dipercayai

o   Teknologi perniagaan digunakan untuk mengakses, menyusun dan memantau maklumat berdasarkan kehendak organisasi.

o   Maklumat dikemaskini, diubahsuai, dijaga dan disimpan berdasarkan

·         Menyelidik dan menganalisa maklumat

o        Objektif kajian ditakrif dengan jelas dan konsisten

o        Data kajian yang digunakan adalah sah dan relevan bagi tujuan penyelidikan.

o        Strategi penyelidikan adalah sesuai dengan kehendak kajian

o        Kaedah penganalisisan data boleh dipercayai dan sesuai

o        Andaian yang digunakan dalam analisis adalah jelas, wajar dan konsisten

·                    Membentangkan maklumat

o        Cadangan dan isu-isu yang dibentangkan dalam format yang sesuai, gaya dan struktur menggunakan teknologi perniagaan yang sesuai.

o        Struktur dan format laporan yang jelas dan bersesuaian dengan kehendak organisasi.

o        Hasil kajian dilaporkan dan diagihkan mengikut keperluan organisasi

o        Maklum balas dan komen tentang kesesuaian dan kecukupan dapatan yang diperolehi mengikut kehendak organisasi.

3.  JENIS-JENIS MAKLUMAT

Walaupun ia sebuah organisasi yang ringkas, permintaan rutin layak mendapat sentuhan bijaksana. Sebelum kita boleh menganalisis maklumat ini, kita perlu memahami jenis maklumat yang berbeza. Berikut adalah bentuk-bentuk utama maklumat dalam persekitaran kerja yang biasa:

Memorandum

sejenis komunikasi bertulis yang digunakan secara meluas sebagai komunikasi. Ia boleh ditulis oleh:

1.     Seorang individu kepada individu yang lain

2.    Satu jabatan ke jabatan yang lain

3.    Seorang individu kepada kakitangan di peringkat yang berbeza dalam sesebuah organisasi

Tiada satu format memo yang diterima secara universal. Senarai bahagian asas yang sering ada dalam sekeping memo:

(a)       Kepala memo

Perkataan MEMORANDUM atau MEMO diletakkan di bahagian tengah atas mukasurat. Nama organisasi diletakkan di atas perkataan MEMORANDUM atau MEMO  ini.

(b)       Baris ’Kepada’ (The ’To’ line)

Ini mengenal pasti penerima memo. Selalunya nama dan jawatan penerima dinyatakan. Jabatan juga boleh dinyatakan. Sekeping memo boleh dihantar kepada sekumpulan individu, sebagai contoh, “Semua Ketua Jabatan’.

(c)       Baris ’Daripada’ (The ’From’ line)

(d)       Baris ’Tarikh’

(e)     Baris ’Perkara’.

(f)     Baris bahagian ’Isi’

(g)     Tandatangan

4.        SURAT MENYURAT

Kebanyakan surat kepada perniagaan yang lain adalah permintaan untuk maklumat mengenai produk.. Perkara-perkara penting dalam surat perniagaan adalah seperti yang dinyatakan di bawah:

·         Bahagian Utama Surat

§  Kepala surat

o   Kepala surat digunakan oleh organisasi. Ia mesti mempunyai maklumat berikut:

§  Nama organisasi

§  Alamat penuh organisasi

§  Nombor untuk dihubungi

§  Alamat pengirim

o   alamat pengirim perlu disertakan. ditulis di bahagian atas sebelah kiri jika ia adalah memo rasmi atau sebelah kanan

§  Rujukan  

o   Nombor dan surat rujukan menghubungkan surat dengan individu atau jabatan

§  Tarikh:

o   Ia boleh ditulis dalam dua cara:

§  18 May 2001

§  May 18, 2001

§  Alamat penerima:

o   Alamat penerima ditulis di sebelah kiri di bawah tarikh. Baris pertama adalah nama penerima, jawatan atau nama organisasi.

§  Baris ‘Untuk perhatian’ (Attention line)

o   Penggunaan ‘Untuk perhatian’ adalah pilihan. Ia digunakan untuk mempercepatkan proses surat itu disampaikan kepada inidividu atau jabatan dalam organisasi.

§  Salutasi

o   Salutasi mesti sesuai dengan penerima.

§     Baris ‘Perkara’

o   Baris ‘Perkara’ menunjukkan perihal isi surat. Ia ditulis di bawah salutasi dan digaris atau dihitamkan (bold).

§     Tandatangan, Nama dan Jawatan

o   Nama penuh dan jawatan pengirim mesti ditulis dalam dua baris di bawah tandatangan.

§    Lampiran

o   Apabila lampiran disertakan bersama surat, satu catatan perlu dituliskan di bawah jawatan.

§  Notasi ‘Carbon Copy’

o   Singkatan ‘CC’ ditulis di bawah jawatan. Ini bermakna salinan surat akan dihantar kepada orang yang disenaraikan di bawah CC.

·                    Kualiti yang Penting dalam Penulisan Surat Perniagaan yang Baik

o   Surat merupakan medium utama perhubungan dalam perniagaan.

o   Kualiti yang utama dalam penulisan perniagaan adalah seperti berikut:

(a)       Menulis dengan tepat dan betul

o   Kecuaian dalam penulisan surat boleh mewujudkan tanggapan negatif. .

(b)       Menulis secara ringkas dan tepat

o   Tulis secara ringkas dengan menggunakan perkataan, ayat dan perenggan yang pendek.

(c)       Menulis dengan jelas

o   Pastikan mesej yang anda tulis mudah difahami oleh pembaca. Susun ayat dan perenggan dengan baik.

(d)       Menulis dengan sopan

o   Sentiasa gunakan perkataan dan ayat yang sopan di dalam surat.

(e)       Menulis secara konsisten

o   Pastikan setiap ayat menyatakan idea atau makna yang jelas. Pastikan tiada satu ayat yang bercanggah di antara satu sama lain.

5.        LAPORAN

laporan adalah alat pengurusan. Ia memberitahu pembaca apa yang mereka perlu sedikit sebanyak tahu dan menyampaikan maklumat dengan cara yang menjurus kepada keperluan mereka.

Ø  Siapa yang Memulakan Penulisan Laporan?

Laporan secara sukarela dibuat atas inisiatif sendiri.

Laporan yang sah disusun sebagai jawapan kepada permintaan pembaca.

Ø  Perkara yang Terkandung dalam Sebuah Laporan

Perbendaharaan kata dan format sebuah laporan ditentukan oleh perkara yang dilaporkan. Apabila pembaca sudah biasa dengan perkara tersebut dan berkongsi latar belakang yang sama.

Ø  Bilakah Laporan Disediakan?

Laporan rutin diserahkan secara berulang. Laporan biasa memerlukan pengenalan dan transitional materia’ yang kurang terperinci berbanding laporan khas atau laporan tidak berkala yang berkaitan dengan situasi yang unik.  

Ø  Ke manakah Laporan Dihantar?

Laporan dalaman secara amnya kurang formal daripada laporan luaran Kebanyakan laporan dalaman, terutamanya yang di bawah sepuluh muka surat, ditulis dalam format memo. Laporan luaran ditulis dalam format seperti di bawah:

             Memo                    -laporan yang kurang dari 5 mukasurat

             Surat                           -laporan yang lebih dari 5 mukasurat

tetapi kurang dari 10 mukasurat

             manuskrip             -laporan yang lebih dari 10 mukasurat

Ø  Kenapa Laporan Disediakan?

Laporan Bermaklumat menumpukan kepada fakta. Ia disusun berdasarkan subtopik.

Ø  Bagaimanakan Penerimaan Pembaca?

Apabila pembaca bersetuju dengan kandungan laporan, bahan itu dikemukakan dengan jelas, bermula dengan idea utama.

Ø  Bagaimana sebuah Organisasi Menggunakan Laporan?

Laporan adalah seperti jambatan, merentasi masa dan ruang. Walaupun laporan perniagaan adalah untuk pelbagai tujuan, kebanyakan laporan digunakan untuk satu daripada enam tujuan umum yang berikut:

•      memantau dan mengawal operasi

·         membantu melaksanakan polisi dan prosedur

·         mematuhi keperluan undang-undang atau peraturan

·         mendapatkan perniagaan dan dana yang baru

·         mendokumentasi kerja yang dilakukan untuk klien

·         membimbing keputusan atau isu tertentu