ANALISA MAKLUMAT SERTA MENULIS MEMO DAN SURAT (ES)

ANALISA MAKLUMAT SERTA MENULIS MEMO DAN SURAT

1.  Pengenalan

·         Boleh dibuat melalui mana-mana proses pembuktian dan pembaikan yang boleh terdiri daripada hanya membuat kesimpulan berdasarkan maklum balas dalam bentuk lembaran yang menyinpan maklumat tersebut.

·         Ahli perniagaan sering bertanya individu di luar organisasi untuk memberikan maklumat atau mengambil beberapa tindakan seperti menghadiri mesyuarat, mengembalikan kad maklumat, mengesahkan dokumen

2.  CIRI-CIRI ANALISIS MAKLUMAT

·         Terdapat tiga (3) ciri-ciri analisis maklumat:

o   Mengumpul dan menyusun maklumat

o   Menyelidik dan menganalisa maklumat

o   Membentangkan maklumat

·         Mengumpul dan menyusun maklumat

o   Maklumat dikumpul dan disusun dalam format yang sesuai

o   Maklumat yang disimpan oleh sesebuah organisasi boleh diakses dan ditaksir

o   Kaedah mengumpul maklumat adalah boleh dipercayai

o   Teknologi perniagaan digunakan untuk mengakses, menyusun dan memantau maklumat berdasarkan kehendak organisasi.

o   Maklumat dikemaskini, diubahsuai, dijaga dan disimpan berdasarkan

·         Menyelidik dan menganalisa maklumat

o        Objektif kajian ditakrif dengan jelas dan konsisten

o        Data kajian yang digunakan adalah sah dan relevan bagi tujuan penyelidikan.

o        Strategi penyelidikan adalah sesuai dengan kehendak kajian

o        Kaedah penganalisisan data boleh dipercayai dan sesuai

o        Andaian yang digunakan dalam analisis adalah jelas, wajar dan konsisten

·                    Membentangkan maklumat

o        Cadangan dan isu-isu yang dibentangkan dalam format yang sesuai, gaya dan struktur menggunakan teknologi perniagaan yang sesuai.

o        Struktur dan format laporan yang jelas dan bersesuaian dengan kehendak organisasi.

o        Hasil kajian dilaporkan dan diagihkan mengikut keperluan organisasi

o        Maklum balas dan komen tentang kesesuaian dan kecukupan dapatan yang diperolehi mengikut kehendak organisasi.

3.  JENIS-JENIS MAKLUMAT

Walaupun ia sebuah organisasi yang ringkas, permintaan rutin layak mendapat sentuhan bijaksana. Sebelum kita boleh menganalisis maklumat ini, kita perlu memahami jenis maklumat yang berbeza. Berikut adalah bentuk-bentuk utama maklumat dalam persekitaran kerja yang biasa:

Memorandum

sejenis komunikasi bertulis yang digunakan secara meluas sebagai komunikasi. Ia boleh ditulis oleh:

1.     Seorang individu kepada individu yang lain

2.    Satu jabatan ke jabatan yang lain

3.    Seorang individu kepada kakitangan di peringkat yang berbeza dalam sesebuah organisasi

Tiada satu format memo yang diterima secara universal. Senarai bahagian asas yang sering ada dalam sekeping memo:

(a)       Kepala memo

Perkataan MEMORANDUM atau MEMO diletakkan di bahagian tengah atas mukasurat. Nama organisasi diletakkan di atas perkataan MEMORANDUM atau MEMO  ini.

(b)       Baris ’Kepada’ (The ’To’ line)

Ini mengenal pasti penerima memo. Selalunya nama dan jawatan penerima dinyatakan. Jabatan juga boleh dinyatakan. Sekeping memo boleh dihantar kepada sekumpulan individu, sebagai contoh, “Semua Ketua Jabatan’.

(c)       Baris ’Daripada’ (The ’From’ line)

(d)       Baris ’Tarikh’

(e)     Baris ’Perkara’.

(f)     Baris bahagian ’Isi’

(g)     Tandatangan

4.        SURAT MENYURAT

Kebanyakan surat kepada perniagaan yang lain adalah permintaan untuk maklumat mengenai produk.. Perkara-perkara penting dalam surat perniagaan adalah seperti yang dinyatakan di bawah:

·         Bahagian Utama Surat

§  Kepala surat

o   Kepala surat digunakan oleh organisasi. Ia mesti mempunyai maklumat berikut:

§  Nama organisasi

§  Alamat penuh organisasi

§  Nombor untuk dihubungi

§  Alamat pengirim

o   alamat pengirim perlu disertakan. ditulis di bahagian atas sebelah kiri jika ia adalah memo rasmi atau sebelah kanan

§  Rujukan  

o   Nombor dan surat rujukan menghubungkan surat dengan individu atau jabatan

§  Tarikh:

o   Ia boleh ditulis dalam dua cara:

§  18 May 2001

§  May 18, 2001

§  Alamat penerima:

o   Alamat penerima ditulis di sebelah kiri di bawah tarikh. Baris pertama adalah nama penerima, jawatan atau nama organisasi.

§  Baris ‘Untuk perhatian’ (Attention line)

o   Penggunaan ‘Untuk perhatian’ adalah pilihan. Ia digunakan untuk mempercepatkan proses surat itu disampaikan kepada inidividu atau jabatan dalam organisasi.

§  Salutasi

o   Salutasi mesti sesuai dengan penerima.

§     Baris ‘Perkara’

o   Baris ‘Perkara’ menunjukkan perihal isi surat. Ia ditulis di bawah salutasi dan digaris atau dihitamkan (bold).

§     Tandatangan, Nama dan Jawatan

o   Nama penuh dan jawatan pengirim mesti ditulis dalam dua baris di bawah tandatangan.

§    Lampiran

o   Apabila lampiran disertakan bersama surat, satu catatan perlu dituliskan di bawah jawatan.

§  Notasi ‘Carbon Copy’

o   Singkatan ‘CC’ ditulis di bawah jawatan. Ini bermakna salinan surat akan dihantar kepada orang yang disenaraikan di bawah CC.

·                    Kualiti yang Penting dalam Penulisan Surat Perniagaan yang Baik

o   Surat merupakan medium utama perhubungan dalam perniagaan.

o   Kualiti yang utama dalam penulisan perniagaan adalah seperti berikut:

(a)       Menulis dengan tepat dan betul

o   Kecuaian dalam penulisan surat boleh mewujudkan tanggapan negatif. .

(b)       Menulis secara ringkas dan tepat

o   Tulis secara ringkas dengan menggunakan perkataan, ayat dan perenggan yang pendek.

(c)       Menulis dengan jelas

o   Pastikan mesej yang anda tulis mudah difahami oleh pembaca. Susun ayat dan perenggan dengan baik.

(d)       Menulis dengan sopan

o   Sentiasa gunakan perkataan dan ayat yang sopan di dalam surat.

(e)       Menulis secara konsisten

o   Pastikan setiap ayat menyatakan idea atau makna yang jelas. Pastikan tiada satu ayat yang bercanggah di antara satu sama lain.

5.        LAPORAN

laporan adalah alat pengurusan. Ia memberitahu pembaca apa yang mereka perlu sedikit sebanyak tahu dan menyampaikan maklumat dengan cara yang menjurus kepada keperluan mereka.

Ø  Siapa yang Memulakan Penulisan Laporan?

Laporan secara sukarela dibuat atas inisiatif sendiri.

Laporan yang sah disusun sebagai jawapan kepada permintaan pembaca.

Ø  Perkara yang Terkandung dalam Sebuah Laporan

Perbendaharaan kata dan format sebuah laporan ditentukan oleh perkara yang dilaporkan. Apabila pembaca sudah biasa dengan perkara tersebut dan berkongsi latar belakang yang sama.

Ø  Bilakah Laporan Disediakan?

Laporan rutin diserahkan secara berulang. Laporan biasa memerlukan pengenalan dan transitional materia’ yang kurang terperinci berbanding laporan khas atau laporan tidak berkala yang berkaitan dengan situasi yang unik.  

Ø  Ke manakah Laporan Dihantar?

Laporan dalaman secara amnya kurang formal daripada laporan luaran Kebanyakan laporan dalaman, terutamanya yang di bawah sepuluh muka surat, ditulis dalam format memo. Laporan luaran ditulis dalam format seperti di bawah:

             Memo                    -laporan yang kurang dari 5 mukasurat

             Surat                           -laporan yang lebih dari 5 mukasurat

tetapi kurang dari 10 mukasurat

             manuskrip             -laporan yang lebih dari 10 mukasurat

Ø  Kenapa Laporan Disediakan?

Laporan Bermaklumat menumpukan kepada fakta. Ia disusun berdasarkan subtopik.

Ø  Bagaimanakan Penerimaan Pembaca?

Apabila pembaca bersetuju dengan kandungan laporan, bahan itu dikemukakan dengan jelas, bermula dengan idea utama.

Ø  Bagaimana sebuah Organisasi Menggunakan Laporan?

Laporan adalah seperti jambatan, merentasi masa dan ruang. Walaupun laporan perniagaan adalah untuk pelbagai tujuan, kebanyakan laporan digunakan untuk satu daripada enam tujuan umum yang berikut:

•      memantau dan mengawal operasi

·         membantu melaksanakan polisi dan prosedur

·         mematuhi keperluan undang-undang atau peraturan

·         mendapatkan perniagaan dan dana yang baru

·         mendokumentasi kerja yang dilakukan untuk klien

·         membimbing keputusan atau isu tertentu

PENGURUSAN SISTEM (ES)

PENGURUSAN SISTEM

1. DEFINISI SISTEM

Ø  Sistem adalah satu set entiti, sama ada yang boleh dilihat atau abstrak, yang mana setiap komponen berkait rapat dengan sekurang-kurangnya satu komponen yang lain dan mempunyai objektif yang sama.

Ø  Subsistem pula adalah elemen-elemen yang juga merupakan sistem, dan adalah sebahagian daripada keseluruhan sistem.

Ø  Sistem juga merujuk kepada rangka kerja, sama ada perisian atau perkakasan, yang direka untuk membolehkan program-program perisian untuk dilaksanakan dan berfungsi.

2. SISTEM TEORI

Ø  Banyak kritikan mengenai pendekatan klasik. Oleh itu, terdapat beberapa usaha dihasilkan sebagai tindak balas kepada kritikan tersebut. Usaha-usaha tersebut berdasarkan kepada pendekatan saintifik umum yang dikenali sebagai sistem teori.

Ø  Sesebuah organisasi merupakan sistem terbuka, bergantung kepada input daripada dunia luar, seperti bahan mentah, sumber manusia dan modal. Mereka mengubah input ini ke output dan memenuhi keperluan pasaran untuk barangan dan perkhidmatan.

Ø  Teori sistem juga menekankan bahawa sesebuah organisasi adalah satu sistem dalam siri subsistem.

Ø  Teori sistem menunjukkan bahawa setiap subsistem adalah komponen keseluruhan dan saling bergantung kepada subsistem yang lain.

o    Sistem Terbuka : Organisasi yang dipengaruhi dan mempengaruhi persekitaran mereka.

o    Input : Pengambilan dan penggunaan barangan dan organisasi perkhidmatan untuk mewujudkan produk dan perkhidmatan.

o   Output : Mewujudkan produk dan organisasi perkhidmatan

o   Persekitaran Luaran : individu dan badan-badan luar yang terlibat seperti pesaing, pelanggan, pihak kerajaan dan keadaan ekonomi.

o    Persaingan Dalam Persekitaran : Persekitaran sekeliling sesebuah firma; contohnya pembekal, pelanggan dan pesaing

o    Persekitaran Makro : Persekitaran yang paling umum; termasuk kerajaan, keadaan ekonomi, dan faktor-faktor asas yang biasanya memberi kesan kepada semua organisasi.

3. JENIS REKA BENTUK SISTEM

Ø  Sistem Pembuatan

Ø  Sistem Sosial

Ø  Sistem Teknologi Maklumat dan Perisian

Ø  Sistem Kolaboratif ( Seperti Internet, sistem pengangkutan pintar dan gabungan sistem pertahanan udara)

Ø  Kejuruteraan Sistem

o   Sistem Kejuruteraan merupakan satu pecahan teori umum kepada pendekatan dan paradigma kejuruteraan.

o   Kejuruteraan sistem merupakan satu pendekatan yang menggabungkan beberapa elemen dan bertujuan untuk merealisasikan suatu sistem yang berjaya. Ia boleh dilihat sebagai aplikasi teknik kejuruteraan kepada sistem kejuruteraan, dan juga sebagai aplikasi pendekatan sistem kepada usaha-usaha kejuruteraan

o   Ia menggabungkan beberapa disiplin dan kumpulan-kumpulan khusus untuk membentuk satu proses pembangunan berstruktur yang terhasil daripada pembentukan konsep, pengeluaran, operasi dan pelupusan.

o   Ia turut merangkumi perniagaan dan keperluan teknikal para pelanggan dengan matlamat untuk menyediakan produk yang berkualiti yang memenuhi keperluan pengguna.

Ø  Sistem Sains

o   Merupakan satu terminologi yang telah digunakan semenjak 1960an yang merujuk kepada bidang sains yang meliputi teori sistem, sibernetik dan sains sistem kompleks.

o   Sebagai sains yang menggabungkan beberapa disiplin, ia boleh digunakan dalam pelbagai bidang seperti kejuruteraan, biologi, perubatan dan sains sosial.

o   Sistem sains memperkatakan tentang pengurusan diri, kemunculan, sistem ejen pelbagai, sistem terbukia, sistem tertutup, maklum bals dan fenomena berkaitan.

Ø  Sistem Dalam Sains Komputer dan Maklumat

o   Dalam sains komputer dan sains maklumat, sesuatu sistem juga boleh menjadi satu kaedah atau algoritma.

o   Sistem ini juga boleh digunakan untuk merujuk kepada rangka kerja, sama ada perisian atau perkakasan, yang direka untuk membolehkan program-program perisian dijalankan.

o   Sains kognitif dan sosial mengiktiraf sistem dalam diri manusia dan masyarakat. Ini merangkumi fungsi otak manusia dan proses mental manusia serta sistem etika normatif dan corak tingkah laku sosial / budaya.

Ø  Sistem Pemikiran

o   Merupakan corak pemikiran dan penyelesaian masalah. Ia bermula dengan mengenalpasti sifat-sifat sistem dalam permasalahan yang diberi. Ia boelh menjadi satu kompetensi kepimpinan.

o   Sesetengah orang berupaya berfikir secara global tetapi tindakannya berlainan. Akibatnya, mereka tidak menyedari bahawa tindakan ini membawa impak yang besar pada masa akan datang.

o   juga merupakan asas dalam sistem bimbingan psikologi.

STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH (ES)

STRATEGIK PENYELESAIAN MASALAH

1.       Pengenalan

·         Setiap masa dan setiap hari kita menyelesaikan masalah dan membuat keputusan tidak kira dimana kita berada di rumah, tempat kerja, semasa bermain dan di kedai runcit.

·         Walaubagaimanapun, penylesaian masalah merupkan satu seni kerana tiada satu pendekatan yang universal dalam menyelesaikan masalah.

2.       Kenal pasti masalah

·         Perkara pertama yang perlu dilakukan dalam menyelesaikan masalah ialah dengan menyatakan masalah tersebut.

·         Ini merupakan tahap yang kritikal dalam penyelesaian masalah dan mengambil masa serta perbincangan kumpulan mungkin diperlukan.

·         Pertimbangkan soalan dibawah:

o   Apa masalahnya

o   Adakah masalah saya

o   Adakah saya mampu menyelesaikannya

o   Adakah ia masalah yang sebenar

o   Adakah ia memerlukan penyelesaian yang segera

o   Adakah ia boleh selesai dengan sendirinya

o   Adakah berisiko jika mengabaikannya

3.       Menganalisa sebab-sebab

·         Sebaik sahaja masalah dikenalpasti, seterusnya perlu menganalisa penyebabnya.

·         Persoalannya, apakah sebab

4.  MEMBINA PENYELESAIAN ALTERNATIF

-      Perlu lebih maklumat

-      Penyelesaian yang baru

-      Bolhe digabungkan atau dibuang

-      Akan bertemu sesuatu yang berlawanan

-      Kelihatan seperti mambaeri harapan atau mengujakan

5.  MEMILIH DAN MELAKSANAKAN PENYELESAIAN YANG TERBAIK

-      Pertimbangkan personalan dibawah :

Adakah kelebihan dan kekurangan setiap penyelesaian dikenalpasti

 Adakah setiap penyelesaian telah dikaji berdasarkan kesan ia akan berikan kepada keseluruhan organisasi, bukan hanya sebuah kumpulan atau jabatan?

Adakah maklumat yang diperlukan bolhe didapati dalam membuat keputusan memilih penyelesaian alternative yang terbaik?

-      Membina perancang untuk pelaksanaan :

 Proses langkah demi langkah atau tindakan dalam menyelesaikan masalah

Mengenalpasti sumber/ peruntukan

Jangkamasa pelaksanaan

6.  MENILAI KESAN SESUATU PENYELESAIAN

-      Menilai kesan penyelesainnya

-      Mengumpul maklumat sejauh mana penyelesaian itu dapat dilaksanakan

-      Kesan berterusan perlu dinilaikan

menyusun dan mengekalkan tempat kerja sendiri (ES)

MENYUSUN DAN MENGEKALKAN TEMPAT KERJA SENDIRI

1.  PENTAKSIRAN ERGONOMIK

·         Memastikan pejabar dan perabot saman asas kerperluan keselasaan asas pekerja. Stesen kerja ergonomic miskin boleh memebawa kepada aduan rangka otot dari belakang dan sakit leher.

·         Senarai ergonomic- tempat kerja keperluan fizikal

o   Adakah ruang kerja yang mencukupi

o   Adakah kedudukan peralatan, kawalan dan bangku memboleh kan postur yang memuuaskan

o   Adakah pekerja perlu berdiri untuk kebanyakan masa alternative

o   Adakah peruntukkan bagi pekerja untuk duduk mencukupi

o   Adakah ketinggian meja memuaskah

o   Adakah permukaan bangku memuaskan

o   Sejauh mana kaki kawalan diperlukan

o   Adakah pedal memuaskan berkenaan kedudukan dan saiz

o   Adakah bersandar kaki, lengan, tangan, belakang boleh didapati

o   Adakah ciri-ciri kawalan tangan

o   Jika ada peralatan tangan, mereka orang yang betul untuk  tugas itu

o   Adakah bekas yang digunakanmempunyai kedudukan, saiz, dan berat yang memuaskan

2.  Organisasi kerja- senarai semak

·         Adakah kerja yang ditubuhkan pada perubahan

·         Apakah waktu sebenar kerja

·         Apakah lebih masa purata

·         Apakah makan formal atau kadar minuman disediakan

·         Adakah tugas yang serba

3.  Beban alam- senarai semak

·         Adakah mana-mana peraturan yang membebankan

·         Adakah pekerja terdedah kepada perubahan persekitaran

·         Apakah tahap bunyi yang mengganggu prestasi

·         Jika paras bunyi yang tinggi bagaimana

·         Adakah terdapat sebarang bahaya alam sekitar yang berpotensi

·         Setakat mana alat-alat perlindungan diri

4.  Senarai semak penyelenggaraan

·         Enjin bot

o   Bersihkan penapis udara

o   Perubahan enjin dan tramsmisi minyak dan penapis

o   Perubahan palam pencucu

o   Periksa tali pinggan enjin

o   Memeriksa enjin pendesak air penyejuk dan pam

o   Semak/menukar badan enjin

o   Semak kipas

o   Semak hos air

o   Semak enjin petak blower

o   Ganti penyejuk enjin air tawar

o   Perubahan sangkut

o   Perubahan bahan api

o   Ujian cek radio

o   Ujian cek gear elektronik

o   Semak tahap air

o   Bersihkan terminal bateri

o   Ajian kerekan sauh

·         Kawalan

o   Memeriksa gear stereng pelincir

o   Memeriksa paras cecair hidraulik

o   Semak pelincir

o   Semak galas kemudi

5.  Pembelajaran pengalaman

·         Kami mengambil maklumat melalui deria kita, tetapi kita akhirnya belajar dengan melakukan. Pertama kita menonton dang mendengar kepada orang lain dan kita cuba.

·         David kolb menerangkan pembelajaran sebagai proses empat langkah.

o   Memerhati

o   Pemikiran

o   Perasaan (emosi)

o   Melakukan (otot)

·         Hands-on – murid dibenarkan untuk melaksanakan kerana mereka membina makna dan memperoleh pemahaman.

·         Minds-on – aktiviti memberi tumpuan kepada konsep-konsep teras, yang membolehkan murid untuk membangunkan proses pemikiran.

·         Authentic – murid dibentangkan dengan aktiviti yang menggabungkan sahih, soalan sebenar dan isu-isu  dalam format yang menggalakkan kerja sama.

·         Pendekatan kepada fasilitator dan pembelajaran membolahkan murid untuk menyertai sepenuhnya dalam masyarakat. Ia menggalakkan pemglibatan penuh dalam masyarakat pelajar dan termasuk murid lain.

6.  Peralatan kesedaran

·         Pengenalan alat-alat yang rosak termasuk peralatan

o   Kerosakan

o   Komponen yang rosak atau hilang termasuk pengawal keselatan

o   Bunyi luar biasa

o   Kerosakan kepada pekerjaan

·         Pelatan yang rosak yang dikenalpasti

o   Peralatan yang rosak dibawa kepada perhatian pemilik supaya ia segera boleh dikeluarkan dari perkhidmatan.

o   Baiki menggunakn SOP.

7.  Standard dan panduan mengurus

·         Kesedaran pelbagai peralatan perlindungan peribadi PPE termasuk:

o   Kasut

o   Sarung tangan

o   Pakaian perlindungan

o   Alt pernafasan

o   Topeng muka

o   Perlindungan mata

·         Kesedaran tentang kepentingan amalan kerja yang selamat termasuk:

o   Berikutan SOP

o   Pengurusan risiko

o   Pengendalian manual yang betul

o   Penggunaan PPE yang betul

o   Servis biasa

o   Pemilhan alatan yang digunakan

o   Bekerja dengan elektri dengan cara yang selamat

o   Pengudaraan yang selamat

o   Melampirkan pengawal keselamtan yang sesuai dimana perlu.