pegurusan projek 2

PENGURUSAN PROJEK

1.0     Pengenalan

Untuk memulakan perbincangan, marilah kita fahami dengan jelas mengenai istilah ‘projek’.  Sesuatu projek biasanya mengandungi ciri-ciri berikut:

·         Mempunyai suatu rangkaian aktiviti yang berkaitan yang boleh diurus sebagai satu unit.

·         Dijadualkan mempunyai permulaan dan akhiran.

·         Berkehendakan sumber-sumber tertentu.

·         Dilaksanakan untuk mencapai objektif atau matlamat tertentu.

Aktiviti adalah komponen bagi sesuatu projek yang memerlukan sumber atau masa.  Biasanya dikaitkan projek dengan program dan rancangan.

Program adalah suatu bidang tugas yang luas mengandungi beberapa projek yang ditujukan untuk mencapai objektif-objektif tertentu.

Rancangan mungkin mengandungi beberapa program yang memakan masa panjang 3 hingga 5 tahun.  Rancangan jangka pendek pula mungkin mengambil masa 1 hingga 2 tahun.

Patut difahami bahawa apabila objektif atau matlamat yang diingini telah tercapai, maka projek itu akan berakhir.  Harus diingat juga bahawa rancangan, program dan projek adalah istilah yang relatif.

 

Pengurusan boleh dianggap sebagai suatu proses organisasi yang dirangka untuk menjamin kerjasama, penyertaan, interaksi dan penglibatan orang-orang lain di dalam pencapaian sesuatu objektif yang ditentukan secara efektif. 

Pengurusan adalah suatu kemahiran untuk memimpin aktiviti-aktiviti sesuatu kumpulan ke arah pencapaian sesuatu matlamat bersama.  Pengurusan meletakkan penekanan utama kepada interaksi orang-orang yang berada di dalam dan di luar institusi-institusi formal dan juga orang-orang yang berada di atas dan di bawah peringkat operasi seseorang itu. 

2.0     Peringkat-peringkat Pengurusan dalam ‘PODC’

Elemen-elemen dalam proses pengurusan ‘PODC’ ( Planning, Organizing, Directing, Controling)

2.1     Merancang (Planning)

2.1.1     menentukan apa yang hendak dilakukan, bila dan bagaimana hendak melakukan

2.1.2     menjelaskan objektif-objektif dan menentukan operasi-operasi untuk mencapai keberkesanan yang maksimum menerusi proses ‘penentuan sasaran’

2.1.3     mengumpul dan menganalisis maklumat

2.1.4     membuat alternatif-alternatif

2.1.5     menyedia serta menyampaikan perancangan dan pengarahan

2.2     Mengelola (Organizing)

2.2.1     mendapatkan kemudahan yang diperlukan, peralatan dan staf untuk mengasaskan satu rangka kerja yang sempurna bagi melaksanakan rancangan melalui satu proses ‘penentuan kerja’ yang perlu dilakukan untuk menjayakan rancangan itu

2.2.2     mengumpul komponen-komponen kerja di dalam sesuatu struktur organisasi yang teratur

2.2.3     mengadakan struktur tanggungjawab dan jentera penyelarasan

2.2.4     merumus dan menjelaskan kaedah-kaedah dan prosedur-prosedur

2.2.5     memilih, melatih dan memberi maklumat kepada staf dan mendapatkan sumber-sumber lain yang diperlukan

2.3     Mengarah (Directing)

2.3.1     menetapkan masa dan rangka perbelanjaan yang terperinci

2.3.2     membuat keputusan

2.3.3     mengeluarkan arahan-arahan tertentu

2.3.4     memimpin, memotivasi dan mengelola

2.4     Mengawal (Controling)

2.4.1     menilai pencapaian dengan membuat perbandingan kepada perancangan

2.4.2     melapor segala ‘penyelewengan’ tepat pada masanya untuk tindakan pembetulan

2.4.3     menaksir pelaksanaan serta membetulkan penyelewengan.  Ini dapat dilihat dalam proses pengurusan. Keempat-empat elemen asas itu termasuk membuat keputusan, menyelesaikan masalah, perhubungan manusia dan komunikasi

Dengan ini kaitan di antara komponen-komponen asas dan elemen-elemen asas jelas sekali di tunjukkan pada rajah 1.   Maklumat adalah pusat kepada proses pengurusan.  Maklumat merupakan bahagian yang terpenting kepada semua gerak-geri pengurusan.  Maklumat adalah perkara yang paling mustahak sekali untuk keberkesanan pengurusan dan boleh didapati dengan dua cara:

·         maklumbalik tidak formal

maklumat didapati secara menyoal soalan-soalan, memerhati kemajuan dan memanggil untuk laporan yang disusun untuk tujuan tersebut

·         maklumbalik formal

seseorang ditugaskan untuk mengumpul dan memproses sesuatu jenis maklumat pada masa yang ditetapkan.  Mendapatkan maklumat menerusi tinjauan termasuklah dalam kategori ini.

Pengurusan kerja dengan menggunakan KAEDAH PROJEK telah dimulakan sejak dahulu lagi, tetapi kaedah ini menjadi sistematik apabila diterapkan ke dalamnya ‘Konsep Perancangan Rangkaian’ yang menggunakan teknik atau alat-alat perancangan seperti:

·         PERT (Program Evaluation  Review Technique/Teknik Penilaian Mengkaji Semula Program)

·         CMP (Critical Path Method/Kaedah Laluan Genting)

·         Carta Gantt

3.0     Kaedah Pengurusan Projek Berasaskan Rangkaian

Kaedah pengurusan projek berasaskan rangkaian adalah satu prosedur perancangan dan pengawalan yang dinamis.  Ia melibatkan langkah-langkah berikut:

·         menetapkan objektif projek

·         menyenaraikan senarai aktiviti projek

·         menjadual rangkaian aktiviti projek

·         melakukan analisis lanjutan

·         mengagihkan sumber termasuk pelarasan

·         melaksana serta mengawal projek

3.1     Menetapkan Objektif Projek

Apabila sesebuah organisasi umpamanya pusat sumber bercadang untuk melaksanakan sesuatu projek, idea projek itu perlu diajukan ke pihak atasan untuk dikaji dan seandainya sesuai, diluluskan.  Kelulusan di sini menjadikan restu dan sokongan pihak atasan berserta autoriti/wibawa dan peruntukan untuk membiayai projek itu.

Setelah projek diterima secara rasmi, langkah pertama perancangan menggunakan kaedah analisis rangkaian iaitu untuk menyatakan objektif projek itu dengan jelas dan tepat.

Sekiranya tujuan projek itu untuk menghasilkan bahan bantu belajar untuk menambah koleksi bahan  secara pertandingan , objektifnya adalah:

Untuk menghasilkan bahan bantu belajar, berukuran  dan berbentuk bebas, daripada bahan  luak  dan perlu disiapkan pada 15.9.2004

Dalam contoh di atas objektif itu bertingkat-tingkat atau berhieraki;

   Objektif – menghasilkan bahan bantu belajar

   Sub-objektif – menambah koleksi bahan

            3.2       Menyediakan Senarai Aktiviti Projek

Apabila semua objektif projek telah ditetapkan, bolehlah kita memulakan kerja ke arah menyediakan rangkaian projek.

3.2.1     Istilah atau Unsur-unsur Asas Rangkaian

Aktiviti – meliputi semua tindakan yang perlu bagi melakukan tugas tertentu

Contoh :  mengadakan mesyuarat

Dalam melakukan aktiviti itu, sumber seperti manusia, wang dan bahan  boleh terlibat.  Ada kalanya aktiviti itu cuma melibatkan masa sahaja.

Contoh  :  menunggu cat kering

Aktiviti di sini boleh ditakrifkan sebagai sesuatu bahagian projek yang menggunakan masa atau sumber dan mempunyai permulaan dan akhiran yang ditetapkan.  Aktiviti ini dikenali sebagai tugas (task) dan kerja (job).

Peristiwa – berlaku pada satu titik unit masa. Peristiwa terletak dipermulaan dan akhiran satu aktiviti dan ia memisahkan satu aktiviti daripada aktiviti lain.

Hubungan wajar/logik (logical relationship)

Logik Ketat – hukum alam

Contoh  :  Nasi perlu dimasak sebelum dimakan

Logik Longgar – berubah-ubah

Contoh  :  saya sarapan pagi sebelum pergi kerja

Logik longgar membenarkan seseorang pengurus projek menyusun aktiviti di dalam rangkaian sesebuah projek.

3.2.2     Langkah-langkah Untuk Menyenaraikan Aktiviti-aktiviti Projek

              Langkah 1

Senaraikan kesemua aktiviti yang terlintas pada fikiran anda. Pilih yang  sesuai. Kumpulkan aktiviti-aktiviti supaya menjadi senang dan logik.

           

Langkah 2

Tandakan aktiviti-aktiviti pada senarai pertama mengikut turutan  dengan menggunakan huruf-huruf bersiri.

Langkah 3

Senaraikan aktiviti-aktiviti mengikut siri dimulai dengan peristiwa pertama hinggalah ke peristiwa terakhir.

Langkah 4

Tandakan aktiviti atau aktiviti-aktiviti sebelumnya (preceding activities) bagi tiap-tiap aktiviti yang disenaraikan.

Contoh :

Rajah 1 menunjukkan senarai aktiviti bagi melaksanakan suatu projek.  Dengan ini kita boleh ‘menterjemahkan’ ke dalam suatu carta rangkaian aktiviti.

Huruf bersiri	Aktiviti-aktiviti	Aktiviti preceding	Masa (minggu)
A B C D E F G	Analisa situasi Mengkaji / mengenalpasti projek Mengenalpasti resos / strategi Perumusan projek Pelaksanaan projek Penilaian projek Pelaporan projek	- A A A B, C, D E F	4 1 3 2 1 2 1

Rajah 1  . Senarai aktiviti projek