PENGURUSAN SISTEM

1. DEFINISI SISTEM

Ø  Sistem adalah satu set entiti, sama ada yang boleh dilihat atau abstrak, yang mana setiap komponen berkait rapat dengan sekurang-kurangnya satu komponen yang lain dan mempunyai objektif yang sama.

Ø  Subsistem pula adalah elemen-elemen yang juga merupakan sistem, dan adalah sebahagian daripada keseluruhan sistem.

Ø  Sistem juga merujuk kepada rangka kerja, sama ada perisian atau perkakasan, yang direka untuk membolehkan program-program perisian untuk dilaksanakan dan berfungsi.

2. SISTEM TEORI

Ø  Banyak kritikan mengenai pendekatan klasik. Oleh itu, terdapat beberapa usaha dihasilkan sebagai tindak balas kepada kritikan tersebut. Usaha-usaha tersebut berdasarkan kepada pendekatan saintifik umum yang dikenali sebagai sistem teori.

Ø  Sesebuah organisasi merupakan sistem terbuka, bergantung kepada input daripada dunia luar, seperti bahan mentah, sumber manusia dan modal. Mereka mengubah input ini ke output dan memenuhi keperluan pasaran untuk barangan dan perkhidmatan.

Ø  Teori sistem juga menekankan bahawa sesebuah organisasi adalah satu sistem dalam siri subsistem.

Ø  Teori sistem menunjukkan bahawa setiap subsistem adalah komponen keseluruhan dan saling bergantung kepada subsistem yang lain.

o    Sistem Terbuka : Organisasi yang dipengaruhi dan mempengaruhi persekitaran mereka.

o    Input : Pengambilan dan penggunaan barangan dan organisasi perkhidmatan untuk mewujudkan produk dan perkhidmatan.

o   Output : Mewujudkan produk dan organisasi perkhidmatan

o   Persekitaran Luaran : individu dan badan-badan luar yang terlibat seperti pesaing, pelanggan, pihak kerajaan dan keadaan ekonomi.

o    Persaingan Dalam Persekitaran : Persekitaran sekeliling sesebuah firma; contohnya pembekal, pelanggan dan pesaing

o    Persekitaran Makro : Persekitaran yang paling umum; termasuk kerajaan, keadaan ekonomi, dan faktor-faktor asas yang biasanya memberi kesan kepada semua organisasi.

3. JENIS REKA BENTUK SISTEM

Ø  Sistem Pembuatan

Ø  Sistem Sosial

Ø  Sistem Teknologi Maklumat dan Perisian

Ø  Sistem Kolaboratif ( Seperti Internet, sistem pengangkutan pintar dan gabungan sistem pertahanan udara)

Ø  Kejuruteraan Sistem

o   Sistem Kejuruteraan merupakan satu pecahan teori umum kepada pendekatan dan paradigma kejuruteraan.

o   Kejuruteraan sistem merupakan satu pendekatan yang menggabungkan beberapa elemen dan bertujuan untuk merealisasikan suatu sistem yang berjaya. Ia boleh dilihat sebagai aplikasi teknik kejuruteraan kepada sistem kejuruteraan, dan juga sebagai aplikasi pendekatan sistem kepada usaha-usaha kejuruteraan

o   Ia menggabungkan beberapa disiplin dan kumpulan-kumpulan khusus untuk membentuk satu proses pembangunan berstruktur yang terhasil daripada pembentukan konsep, pengeluaran, operasi dan pelupusan.

o   Ia turut merangkumi perniagaan dan keperluan teknikal para pelanggan dengan matlamat untuk menyediakan produk yang berkualiti yang memenuhi keperluan pengguna.

Ø  Sistem Sains

o   Merupakan satu terminologi yang telah digunakan semenjak 1960an yang merujuk kepada bidang sains yang meliputi teori sistem, sibernetik dan sains sistem kompleks.

o   Sebagai sains yang menggabungkan beberapa disiplin, ia boleh digunakan dalam pelbagai bidang seperti kejuruteraan, biologi, perubatan dan sains sosial.

o   Sistem sains memperkatakan tentang pengurusan diri, kemunculan, sistem ejen pelbagai, sistem terbukia, sistem tertutup, maklum bals dan fenomena berkaitan.

Ø  Sistem Dalam Sains Komputer dan Maklumat

o   Dalam sains komputer dan sains maklumat, sesuatu sistem juga boleh menjadi satu kaedah atau algoritma.

o   Sistem ini juga boleh digunakan untuk merujuk kepada rangka kerja, sama ada perisian atau perkakasan, yang direka untuk membolehkan program-program perisian dijalankan.

o   Sains kognitif dan sosial mengiktiraf sistem dalam diri manusia dan masyarakat. Ini merangkumi fungsi otak manusia dan proses mental manusia serta sistem etika normatif dan corak tingkah laku sosial / budaya.

Ø  Sistem Pemikiran

o   Merupakan corak pemikiran dan penyelesaian masalah. Ia bermula dengan mengenalpasti sifat-sifat sistem dalam permasalahan yang diberi. Ia boelh menjadi satu kompetensi kepimpinan.

o   Sesetengah orang berupaya berfikir secara global tetapi tindakannya berlainan. Akibatnya, mereka tidak menyedari bahawa tindakan ini membawa impak yang besar pada masa akan datang.

o   juga merupakan asas dalam sistem bimbingan psikologi.

STRATEGIK PENYELESAIAN MASALAH

1.       Pengenalan

·         Setiap masa dan setiap hari kita menyelesaikan masalah dan membuat keputusan tidak kira dimana kita berada di rumah, tempat kerja, semasa bermain dan di kedai runcit.

·         Walaubagaimanapun, penylesaian masalah merupkan satu seni kerana tiada satu pendekatan yang universal dalam menyelesaikan masalah.

2.       Kenal pasti masalah

·         Perkara pertama yang perlu dilakukan dalam menyelesaikan masalah ialah dengan menyatakan masalah tersebut.

·         Ini merupakan tahap yang kritikal dalam penyelesaian masalah dan mengambil masa serta perbincangan kumpulan mungkin diperlukan.

·         Pertimbangkan soalan dibawah:

o   Apa masalahnya

o   Adakah masalah saya

o   Adakah saya mampu menyelesaikannya

o   Adakah ia masalah yang sebenar

o   Adakah ia memerlukan penyelesaian yang segera

o   Adakah ia boleh selesai dengan sendirinya

o   Adakah berisiko jika mengabaikannya

3.       Menganalisa sebab-sebab

·         Sebaik sahaja masalah dikenalpasti, seterusnya perlu menganalisa penyebabnya.

·         Persoalannya, apakah sebab

4.  MEMBINA PENYELESAIAN ALTERNATIF

-      Perlu lebih maklumat

-      Penyelesaian yang baru

-      Bolhe digabungkan atau dibuang

-      Akan bertemu sesuatu yang berlawanan

-      Kelihatan seperti mambaeri harapan atau mengujakan

5.  MEMILIH DAN MELAKSANAKAN PENYELESAIAN YANG TERBAIK

-      Pertimbangkan personalan dibawah :

Adakah kelebihan dan kekurangan setiap penyelesaian dikenalpasti

 Adakah setiap penyelesaian telah dikaji berdasarkan kesan ia akan berikan kepada keseluruhan organisasi, bukan hanya sebuah kumpulan atau jabatan?

Adakah maklumat yang diperlukan bolhe didapati dalam membuat keputusan memilih penyelesaian alternative yang terbaik?

-      Membina perancang untuk pelaksanaan :

 Proses langkah demi langkah atau tindakan dalam menyelesaikan masalah

Mengenalpasti sumber/ peruntukan

Jangkamasa pelaksanaan

6.  MENILAI KESAN SESUATU PENYELESAIAN

-      Menilai kesan penyelesainnya

-      Mengumpul maklumat sejauh mana penyelesaian itu dapat dilaksanakan

-      Kesan berterusan perlu dinilaikan

MENYUSUN DAN MENGEKALKAN TEMPAT KERJA SENDIRI

1.  PENTAKSIRAN ERGONOMIK

·         Memastikan pejabar dan perabot saman asas kerperluan keselasaan asas pekerja. Stesen kerja ergonomic miskin boleh memebawa kepada aduan rangka otot dari belakang dan sakit leher.

·         Senarai ergonomic- tempat kerja keperluan fizikal

o   Adakah ruang kerja yang mencukupi

o   Adakah kedudukan peralatan, kawalan dan bangku memboleh kan postur yang memuuaskan

o   Adakah pekerja perlu berdiri untuk kebanyakan masa alternative

o   Adakah peruntukkan bagi pekerja untuk duduk mencukupi

o   Adakah ketinggian meja memuaskah

o   Adakah permukaan bangku memuaskan

o   Sejauh mana kaki kawalan diperlukan

o   Adakah pedal memuaskan berkenaan kedudukan dan saiz

o   Adakah bersandar kaki, lengan, tangan, belakang boleh didapati

o   Adakah ciri-ciri kawalan tangan

o   Jika ada peralatan tangan, mereka orang yang betul untuk  tugas itu

o   Adakah bekas yang digunakanmempunyai kedudukan, saiz, dan berat yang memuaskan

2.  Organisasi kerja- senarai semak

·         Adakah kerja yang ditubuhkan pada perubahan

·         Apakah waktu sebenar kerja

·         Apakah lebih masa purata

·         Apakah makan formal atau kadar minuman disediakan

·         Adakah tugas yang serba

3.  Beban alam- senarai semak

·         Adakah mana-mana peraturan yang membebankan

·         Adakah pekerja terdedah kepada perubahan persekitaran

·         Apakah tahap bunyi yang mengganggu prestasi

·         Jika paras bunyi yang tinggi bagaimana

·         Adakah terdapat sebarang bahaya alam sekitar yang berpotensi

·         Setakat mana alat-alat perlindungan diri

4.  Senarai semak penyelenggaraan

·         Enjin bot

o   Bersihkan penapis udara

o   Perubahan enjin dan tramsmisi minyak dan penapis

o   Perubahan palam pencucu

o   Periksa tali pinggan enjin

o   Memeriksa enjin pendesak air penyejuk dan pam

o   Semak/menukar badan enjin

o   Semak kipas

o   Semak hos air

o   Semak enjin petak blower

o   Ganti penyejuk enjin air tawar

o   Perubahan sangkut

o   Perubahan bahan api

o   Ujian cek radio

o   Ujian cek gear elektronik

o   Semak tahap air

o   Bersihkan terminal bateri

o   Ajian kerekan sauh

·         Kawalan

o   Memeriksa gear stereng pelincir

o   Memeriksa paras cecair hidraulik

o   Semak pelincir

o   Semak galas kemudi

5.  Pembelajaran pengalaman

·         Kami mengambil maklumat melalui deria kita, tetapi kita akhirnya belajar dengan melakukan. Pertama kita menonton dang mendengar kepada orang lain dan kita cuba.

·         David kolb menerangkan pembelajaran sebagai proses empat langkah.

o   Memerhati

o   Pemikiran

o   Perasaan (emosi)

o   Melakukan (otot)

·         Hands-on – murid dibenarkan untuk melaksanakan kerana mereka membina makna dan memperoleh pemahaman.

·         Minds-on – aktiviti memberi tumpuan kepada konsep-konsep teras, yang membolehkan murid untuk membangunkan proses pemikiran.

·         Authentic – murid dibentangkan dengan aktiviti yang menggabungkan sahih, soalan sebenar dan isu-isu  dalam format yang menggalakkan kerja sama.

·         Pendekatan kepada fasilitator dan pembelajaran membolahkan murid untuk menyertai sepenuhnya dalam masyarakat. Ia menggalakkan pemglibatan penuh dalam masyarakat pelajar dan termasuk murid lain.

6.  Peralatan kesedaran

·         Pengenalan alat-alat yang rosak termasuk peralatan

o   Kerosakan

o   Komponen yang rosak atau hilang termasuk pengawal keselatan

o   Bunyi luar biasa

o   Kerosakan kepada pekerjaan

·         Pelatan yang rosak yang dikenalpasti

o   Peralatan yang rosak dibawa kepada perhatian pemilik supaya ia segera boleh dikeluarkan dari perkhidmatan.

o   Baiki menggunakn SOP.

7.  Standard dan panduan mengurus

·         Kesedaran pelbagai peralatan perlindungan peribadi PPE termasuk:

o   Kasut

o   Sarung tangan

o   Pakaian perlindungan

o   Alt pernafasan

o   Topeng muka

o   Perlindungan mata

·         Kesedaran tentang kepentingan amalan kerja yang selamat termasuk:

o   Berikutan SOP

o   Pengurusan risiko

o   Pengendalian manual yang betul

o   Penggunaan PPE yang betul

o   Servis biasa

o   Pemilhan alatan yang digunakan

o   Bekerja dengan elektri dengan cara yang selamat

o   Pengudaraan yang selamat

o   Melampirkan pengawal keselamtan yang sesuai dimana perlu.

KEPERLUAN LATIHAN PERSONEL

1.      PENGENALAN

·         Mengenalpasti keperluan latihan merupakan batu loncatan dalam system pengurusan latihan yang sesuai dimana seluruh arah nlatihan yang diprogramkan dibina.menilai keperluan latihan dianggap sebagai fungsi latihan penting dan perlu dilaksanakan sebelum mereka bentuk dan menjalankan program.

·         Falsafah latihan ialah prestasi industry yang merujuk kepada tahap dedikasi yang ditunjukkan oleh setiap personel dalam sesebuah organisasi. Tujuan supaya meningkatkan keberkesanan individu.

·         Peluang untuk prestasi yang lebih baik wujud di semua peringkat organisasi.

·         Sekurang-kurangnya latihan perlu disediakan:-

o   Apabila seorang menyertai organisasi

o   Apabila seseorang menganggap tanggungjawab baru

o   Apabila prestasi kerja seseorang memerlukan penambahbaikan

o   Apabila keadaan baru memerlukan perubahan dalam produk, teknologi dan lain-lain

·         Oleh itu program latihan yang dibangunkan mengambil kira banyak faktor:-

o   Keperluan pekerja

o   Dasar-dasar bagaimana matlamat oganisasi dapat dicapai

o   Kehendak dan keperluan pelanggan

o   Konsep dan teori

o   Kekangan kepada oeganisasi

2.      Jenis jenis latihan

·         Latihan dalaman

o   Latihan dalaman berbeza dilakukan oleh pekerja-pekerja baru, pengurus kumpulan dan lain-lain jawatan yang berbeza.

·         Latihan formal

o   Latihan fomal merupan aktiviti-aktiviti yang bentuk dalam pelan latihan sesebuah organisasi

·         Latihan tidak formal

o   Latihan tidak formal merujuk kepada latihan yang dijalan kan oleh setiap penyelia individu yang dianggap wajar dan perlu.

·         Latihan awal

o   Latihan awal merujuk kepada sebarang aktiviti untuk menyediakan pekerja baru dalam mengedalikan tugas pertamanya.

·         Latihan orientasi

o   Latihan ini ialah proses memberi seorang pekerja baru gambaran tentang organisasi

·         Latihan semula

o   Latihan yang diberikan kepada pekerja yang sering membuat kesilan bagi memperbaiki kualiti kerjanya.

·         Latihan kenaikan pangkat

o   Apabila pekerja sedia untuk maju, latihan ini akan diberikan untuk kenaikan pangkat

·         Latihan berterusan

o   Latihan ini melampaui latihan awal dalam memberikan pekerja yang wajar dan perlu.

3.      Menubuhkan program latihan formal

Keputusan latihan sukar untuk diukur. Salah satu sebabnya ialah juru latih sering gagal untuk menetapkan matlamat yang tertentu.

·         Penggunaan anlisis pekerjaan

o   Langkah pertam dalam pendekatan system untuk latihan adalah untuk menetukan jenis latihan yang diperlukan unutk kerja yang tertentu.

·         Penggunaan objektif tungkahlaku

o   Kaedah pendekatan system menentukan jenis tugas-tugas yang perlu dipelajari bagi menetukan tingkahlaku yang akan berlaku.

o   Dalam sesi latihan abjektif tingkahlaku yang dimasukkan kedalam amalan-amalan seperti yang berikut:

§  Suatu pernyataan tentang tingkahlaku yang dikehendaki

§  Satu penjelasan tantang tingkahlaku yang akan berlaku

§  Standard kualiti dan kuantiti tingkahlaku yang diingini

o   Untuk menetukan tingkahlaku yang diingini dalam sesebuah program latihan perlu:-

§  Huraian tuas yang disediakan untuk setiap pekerjaan

§  Objektif kemudian diperolah daripada analisis dengan kemahiran

o   Objektif latihan kemudian disusun dan teknik-teknik pengajaran yang akan digunakn untuk mencapai objektif-objektik tersebut.

o   Program latihan ini kemudiannya digunakan sebagai asass untuk praujian.

TRANING PROGRAM DEVELOPED

ü EMPLOYEES NEEDS

ü CUSTOMERS WANTS AND NEEDS

ü NEW CONCEPTS AND THEORIES

ü ORGANIZATIONAL POLICIES

ü OPERATIONAL CONSTRAINTS

4.      Keperluan latihan

·         Penilaian keperluan latihan

o   Hampir semua buku dalam latihan mencadangkan format penilaian keperluan latihan sebagai pra-syarat untuk latihan yang diprogramkan.

·         Pendekatan untuk mengenalpasti keperluan latihan

o   Terdapat dua pendekatan untuk mengenal pasti keperluan latihan yang tepat bagi setiap kakitangan yang berbeza.

·         Latihan luaran

o   latihan ini disampaikan oleh sesebuah organisasi latihan luar yang berdaftar.

o   Latihan ini merangkumi:-

§  Program terbuka= latihan melibat lebih dari satu kikatangan

§  Program tertutup= latihan khusus untuk satu kakitangan

·         Latihan dalaman

o   Terdapat 3 pilihan umum:-

§  Latihan dalaman pilihan 1

·         Melibatkan sebuah organisasi latihan yang berdaftar

§  Latihan dalaman pilihan 2

·         Melibatkan kakitangan organisasi itu sendiri

§  Latihan dalaman 3

·         Hampir keseluruhan latihan

·         Pelan latihan

o   Memahami tantang kerja dalam satu organisasi

·         Status latihan

o   Analisi organisasi membantu jurulatih menganalisa pelbagai keperluan latihan

·         Perbelanjaan latihan

o   Jumlah keperluan latihan organisasimembantu dalam menetukan keutamaan keperluan latihan dan fasa-fasa dimana ia sepatutnya dipenuhi.